Checklist Sebelum Berangkat ke Belanda untuk Awardee LPDP

Keberangkatan studi ke Belanda melibatkan beberapa proses yang sering berlangsung berdekatan: dokumen program, izin masuk, jadwal perjalanan, pencairan awal, dan administrasi yang baru dapat dilengkapi setelah mendarat. Menyatukan semuanya menjadi satu daftar tanpa membedakan waktunya justru dapat menimbulkan kebingungan.

Menyiapkan dokumen, menata perjalanan. Checklist ini disusun oleh redaksi LPDP Groningen berdasarkan Buku Panduan Pencairan Keuangan Beasiswa LPDP 2026, berlaku sejak 24 April 2026, terutama Bab 9–10, 12–13, dan ketentuan Tunjangan Buku pada Bab 5.

Batas cakupan: ini adalah checklist administratif terkait pencairan dana LPDP, bukan daftar lengkap persyaratan imigrasi, kesehatan, registrasi penduduk, atau kewajiban universitas di Belanda. Informasi eksternal tersebut perlu diperiksa langsung pada pihak yang berwenang dan institusi tujuan.

Tahap 1 — Cocokkan dokumen dan tanggal studi

Sebelum menentukan penerbangan, periksa dasar masa pendanaan dan kegiatan akademik:

• Simpan LoG dan cocokkan dengan tanggal awal masa studi.
• Siapkan CoE/LoA/Enrollment Letter atau surat durasi studi lain yang sesuai.
• Periksa apakah terdapat kegiatan resmi kampus sebelum intake, seperti orientasi atau matrikulasi; bila ada, simpan dokumen resminya.
• Pastikan akun e-Beasiswa telah diaktivasi untuk pengajuan yang direncanakan (Bab 1).
• Bedakan tanggal penerbangan, tanggal perpindahan ke lokasi studi, dan tanggal mulai studi pada LoG dalam catatan.

Bab 9.7.b menetapkan tanggal tiket keberangkatan pada umumnya maksimal 20 hari sebelum masa studi. Bab 9.7.c–d memuat pengecualian keberangkatan lebih dini untuk aktivitas terkait studi; bila terdapat kegiatan resmi kampus sebelum intake, panduan mengatur keberangkatan lebih dini maksimal H-10 dari tanggal dimulainya kegiatan, dengan dokumen seperti SK Rektor, Kalender Akademik, atau SK resmi kampus.

Bab 13.4 mengatur tersendiri waktu perpindahan yang dapat diperhitungkan untuk Dana Kedatangan: seawal-awalnya 20 hari sebelum intake dalam LoG, kecuali terdapat kewajiban hadir lebih awal dari universitas yang disetujui LPDP. Jangan menyamakan kedua ketentuan atau menganggap pengecualian berlaku tanpa pemeriksaan.

Tahap 2 — Siapkan visa dan dokumen pengajuan biayanya

Bab 10.1 menyatakan Dana Aplikasi Visa mencakup kebutuhan visa pelajar, termasuk aplikasi residence permit selama masa studi sesuai ketentuan.

• Periksa dokumen visa yang diperlukan untuk perjalanan sesuai informasi resmi pihak penerbitnya.
• Simpan invoice/faktur biaya pengurusan visa reguler dan bukti pembayaran jika akan mengajukan penggantian ke LPDP (Bab 10.8).
• Periksa apakah ada komponen biaya layanan tambahan, lalu jangan menganggap semuanya dapat di-reimburse.

Menurut Bab 10.2, penggantian aplikasi visa dilakukan at cost untuk tarif reguler. Biaya menyertai proses seperti pemeriksaan kesehatan, prioritas layanan, biaya administrasi, dan biaya agen di luar ketentuan tidak otomatis dapat diganti. Bab 10.3 memberi pengecualian apabila penggunaan service agent tertentu ditunjuk dan diwajibkan oleh pihak Imigrasi. Contoh Bab 10.9 menjelaskan bahwa biaya medical check-up dan agen layanan visa yang tidak ditanggung komponen Visa dapat menggunakan Dana Kedatangan sesuai peruntukannya.

Bab 10.6 menetapkan batas akhir pengajuan Dana Aplikasi Visa enam bulan setelah memulai studi atau perpanjangan visa yang telah disetujui.

Tahap 3 — Tentukan jalur pengurusan tiket utama

Menurut Bab 9.18, Dana Transportasi dapat dilakukan melalui dua pilihan:

Untuk pemesanan melalui agen mitra, Bab 9.19.a–b menetapkan jendela normal paling awal 45 hari dan paling lambat 7 hari sebelum keberangkatan. Jika waktu kurang dari tujuh hari akibat kendala visa atau penerbitan LoG, panduan menjelaskan kemungkinan mengisi borang dan menyampaikan keadaan mendesak lewat Tiket Bantuan LPDP. Hal itu merupakan jalur permohonan, bukan jaminan pengecualian otomatis disetujui.

Bab 9.19.e mencantumkan dokumen untuk pemesanan tiket awardee luar negeri: KTP, paspor, dan visa. Siapkan ketiganya sesuai keadaan pengajuan.

Tahap 4 — Periksa ketentuan rute dan biaya tiket

• Jika menggunakan pesawat, periksa kelas ekonomi menurut Bab 9.2.a.
• Apabila ada transit udara, perhatikan ketentuan normal maksimal 12 jam pada Bab 9.3.b. Transit lebih lama mengikuti keadaan dan persetujuan LPDP sebagaimana Bab 9.3.c.
• Jika harga tiket penerbangan tidak memberikan fasilitas bagasi, Bab 9.3.d memungkinkan pembiayaan bagasi maksimal 20 kg; ini bukan persetujuan atas seluruh bagasi tambahan.
• Pisahkan biaya perjalanan penunjang ke/dari bandara/stasiun dari tiket perjalanan utama: Bab 9.6.c menyebut biaya penunjang tersebut tidak ditanggung melalui komponen Dana Transportasi.
• Jangan memasukkan biaya tiket tanggungan keluarga, overweight baggage, atau biaya perubahan jadwal sebagai klaim yang otomatis dapat dibayarkan (Bab 9.5–9.6).

Bab 13.3 menjelaskan bahwa Dana Kedatangan memiliki cakupan biaya relokasi dan perjalanan pendukung yang berbeda dari komponen tiket utama. Periksa peruntukan masing-masing agar pengeluaran tidak dicatat sebagai dua klaim atas biaya yang sama.

Tahap 5 — Putuskan pola pengajuan Dana Kedatangan

Menurut Bab 13.2, Dana Kedatangan untuk awal studi sejak 1 Juli 2023 dibayarkan secara lumsum sebesar dua kali LA lokasi studi. Karena Lampiran G mencantumkan LA Belanda €1.500, hasil penerapan formula untuk tujuan studi Belanda adalah €3.000, bila kelayakan dan ketentuan terpenuhi.

Untuk awardee luar negeri, Bab 13.5 menyediakan dua pilihan:

• 50% sebelum keberangkatan dan 50% setelah tiba; atau
• 100% setelah tiba.

Bab 13.9 menyatakan pengajuan Settlement Allowance tahap pertama luar negeri (SA 1 LN) dapat dimulai paling awal dua bulan sebelum waktu studi. Untuk skema dua tahap, Bab 13.13.b meminta dokumen pengurusan visa, misalnya bukti bayar visa, pada tahap pertama.

Jika memilih pola 50:50, catat bahwa sisa tahap kedua baru diajukan setelah tiba dengan dokumen kedatangan. Untuk tahap kedua atau skema 100% setelah tiba, Bab 13.10 mengatur batas akhir enam bulan sejak kedatangan.

Tahap 6 — Simpan bukti yang baru tersedia setelah perjalanan

Beberapa dokumen belum dapat diperoleh sebelum penerbangan, tetapi perlu direncanakan penyimpanannya karena digunakan pada pengajuan awal setelah tiba:

Bab 5.11.2.a meminta pengajuan Tunjangan Buku tahun pertama secara mandiri melalui e-Beasiswa dengan enrollment letter, boarding pass keberangkatan, serta cap imigrasi kedatangan/bukti lapor diri sesuai redaksi panduan. Bab 5.3.a menempatkan pencairan pertama itu bersamaan dengan pengajuan LA pertama, tetapi masing-masing tetap perlu memenuhi ketentuan komponen.

Contoh

Ilustrasi pemisahan waktu: sebelum terbang, awardee bisa menyiapkan dokumen visa dan menentukan opsi Dana Kedatangan; bukti kedatangan dan lapor diri baru dilengkapi setelah perjalanan untuk LA/SA sesuai ketentuan (Bab 12.21 dan 13.5 serta 13.13).

Berangkat dengan persiapan, tiba dengan dokumentasi

Gunakan daftar ini sebagai catatan kerja: sebelum terbang, pastikan dokumen studi, visa, jalur tiket, dan pilihan pendanaan awal; sesudah tiba, simpan bukti perjalanan serta lapor diri untuk pengajuan yang memang memerlukannya. Setiap langkah administrasi tetap mengikuti pemeriksaan resmi LPDP.