Checklist Izin Konferensi, Reimbursement, dan Pengajuan Publikasi LPDP
Checklist tiga tahap berbasis Bab 7–8: izin seminar paling lambat H-14, dokumen oral presenter dan perjalanan, reimbursement setelah kegiatan, serta berkas publikasi Q1/Q2.
Dana Seminar/Konferensi Internasional dan Dana Publikasi Jurnal Internasional sama-sama mendukung kegiatan akademik, tetapi urutan dan dokumennya berbeda. Untuk konferensi, izin harus diminta sebelum kegiatan dan penggantian biaya dilakukan sesudahnya. Untuk publikasi jurnal, ketentuan khusus justru menekankan LoA jurnal dalam masa LoG, bukti kuartil, serta kelengkapan artikel.
Mengikuti alur, menyimpan bukti. Checklist editorial ini dirangkum dari Bab 7–8 Buku Panduan Pencairan Keuangan Beasiswa LPDP 2026, berlaku sejak 24 April 2026. Pengajuan sebenarnya tetap melalui e-Beasiswa, dengan format lampiran yang ditetapkan LPDP.
Alur langkah demi langkah
Jalur konferensi: izin sebelum acara, klaim setelahnya
Pengajuan konferensi dan jurnal tidak boleh dijadikan satu pengajuan.
Langkah 1 dari 333%
Posisi langkah hanya tersimpan di peramban ini sebagai pengingat pribadimu. Ini bukan status pengajuan di e-Beasiswa.
1
2
3
Tahap A — Sebelum konferensi: periksa kelayakan dan ajukan izin
Bab 7.5 dan 7.11.a mewajibkan persetujuan LPDP terlebih dahulu. Pengajuan izin dilaksanakan ketika masih dalam masa pembiayaan LPDP, selambat-lambatnya H-14 sebelum kegiatan.
Checklist untuk memastikan kegiatan dan berkasnya sesuai sumber:
Kegiatan relevan dengan bidang ilmu awardee dan awardee diterima sebagai oral presenter, bukan peserta biasa atau poster presenter (Bab 7.6.a–b, 7.6.k).
Acceptance/LoA penyelenggara menyatakan peran oral presenter (Bab 7.11.a.1).
Tautan website, flyer/printout dan jadwal acara disimpan (Bab 7.11.a.2).
Ada bukti blind review, atau pernyataan penyelenggara tentang metode tersebut (Bab 7.11.a.3).
Ada keterangan paper akan terbit sebagai prosiding terindeks di pusat literatur internasional bereputasi baik (Bab 7.11.a.4).
Paper yang di-submit/dipresentasikan mencantumkan LPDP sebagai penyandang dana (Bab 7.11.a.5).
Ada surat rekomendasi pembimbing/supervisor (Bab 7.11.a.6).
Ada screenshot H-index keynote speaker minimal 2 (Bab 7.11.a.7).
Ada bukti partisipasi warga negara asing dari sedikitnya lima negara di luar Indonesia, dengan pengecualian kategori peserta sesuai Bab 7.11.a.8.
Pastikan penyelenggara tidak termasuk pengecualian IFERP pada Bab 7.11.a.9.
Bab 7.6.g juga membatasi persetujuan paling banyak lima awardee LPDP pada kegiatan/tanggal yang sama. Ini adalah pemeriksaan tambahan saat menilai kelayakan, bukan jenis dokumen baru yang perlu kamu buat sendiri.
Lampiran F berjudul Format Pengajuan Dana Bantuan Seminar/Konferensi Internasional. Ikuti formulir resmi yang tersedia pada panduan/e-Beasiswa; daftar editorial ini bukan pengganti template Lampiran F.
Tahap B — Sesudah izin: catat batas biaya sebelum berangkat
Bagi kegiatan yang telah memperoleh izin, batas at cost Bab 7.2 adalah Rp5 juta untuk negara yang sama dengan perguruan tinggi tempat studi, atau Rp15 juta untuk kegiatan di luar negara perguruan tinggi.
Pos
Aturan pemeriksaan Bab 7.7
Tiket PP
Ekonomi; jika kegiatan di luar kota/negara domisili perguruan tinggi; berangkat maksimal H-2, pulang maksimal H+2.
Pemesanan penerbangan
Sejak 1 April 2025 tiket seminar wajib dipesan melalui travel agent mitra LPDP, dibayar mandiri lalu diajukan reimbursement.
Transit udara
Maksimal 12 jam per titik transit.
Akomodasi
Maksimal dua malam, maksimal Rp600 ribu/malam, mengikuti ketentuan check-in H-1 dan tanggal kegiatan.
Pendaftaran konferensi
Biaya pendaftaran yang memenuhi ketentuan, secara at cost.
Biaya transportasi lokal/ke bandara, biaya publikasi paper konferensi, dan perangkat penunjang daring seperti kuota tidak termasuk pos yang ditanggung dalam Bab 7.7. Jangan menganggap nilai pagu sebagai persetujuan semua item pengeluaran.
Tahap C — Setelah konferensi: siapkan reimbursement
Menurut Bab 7.11.b, penggantian biaya diajukan melalui e-Beasiswa, paling lambat tiga bulan sejak kelulusan. Dokumen yang disebut dalam panduan:
Dokumen
Hal yang perlu diperiksa
Persetujuan LPDP
Bukti izin mengikuti seminar/konferensi internasional.
Rincian pengeluaran
Konversi kurs ke IDR sesuai tanggal setiap transaksi, karena reimbursement dalam IDR.
Invoice dan bukti pembayaran
Untuk pendaftaran konferensi, transportasi, dan akomodasi yang diajukan.
Boarding pass
Simpan bukti perjalanan yang relevan.
Sertifikat oral presenter/pembicara
Pastikan peran presentasi yang diizinkan dapat dibuktikan.
Dokumentasi kegiatan
Tunjukkan keadaan saat LPDP disebut sebagai penyandang dana.
Ijazah dan transkrip nilai
Diperlukan jika reimbursement dilakukan setelah lulus.
Pembayaran Dana Seminar/Konferensi diarahkan ke rekening bank penerima beasiswa sesuai Bab 7.11.b.8.
Catatan tenggat:Bab 7.8 merumuskan batas maksimal tiga bulan setelah lulus dan masih dalam durasi pendanaan, sementara Lampiran M menempatkan Dana Seminar Internasional dalam daftar pengecualian pendanaan terkait akhir durasi. Kedua bagian tersebut tidak dirumuskan identik. Untuk pengajuan dekat kelulusan/akhir LoG, jangan menetapkan interpretasi sendiri; minta konfirmasi resmi LPDP.
Alur langkah demi langkah
Jalur publikasi: LoA, kuartil, dan pengajuan
Jalur ini memakai lumsum Q1/Q2, berbeda dari at cost konferensi.
Langkah 1 dari 333%
Posisi langkah hanya tersimpan di peramban ini sebagai pengingat pribadimu. Ini bukan status pengajuan di e-Beasiswa.
1
2
3
Tahap D — Pengajuan publikasi jurnal: gunakan checklist terpisah
Berbeda dengan konferensi yang membutuhkan izin sebelum acara, Bab 8.5 menguraikan dokumen pengajuan Dana Publikasi Jurnal Internasional melalui e-Beasiswa, dengan nilai lumsum Q1 Rp25 juta atau Q2 Rp15 juta sesuai Bab 8.2–8.3.
Pastikan artikel relevan dengan program studi; kontribusi jelas bila multi-author/multidisiplin (Bab 8.4.a).
Gunakan salah satu dari enam bahasa resmi PBB yang disebut Bab 8.4.b.
Artikel tidak sama dengan paper yang digunakan dalam kegiatan seminar/konferensi atau kegiatan lain yang didanai LPDP (Bab 8.4.c).
Jurnal berkategori Q1 atau Q2, dengan screenshot dari SCImago (Bab 8.4.d dan 8.5.c).
Naskah/full paper mencantumkan LPDP sebagai penyandang dana atau sponsor (Bab 8.4.e dan 8.5.d).
Simpan acceptance letter dari penerbit; tanggal penerimaan wajib berada dalam masa pembiayaan LoG (Bab 8.5.a).
Jika artikel telah terbit, lampirkan tautan publikasi yang dapat diperiksa di laman penerbit (Bab 8.5.b).
Sertakan ijazah dan transkrip nilai jika pengajuan dilakukan setelah lulus (Bab 8.5.e).
Bab 8.5.a menyebut dana dapat diajukan walaupun jurnal belum terbit jika acceptance letter memenuhi ketentuan. Bab 8.7 menjelaskan awardee tidak harus menjadi penulis pertama, tetapi bukti relevansi dan kontribusi tetap berlaku.
Batas pengajuan adalah tiga bulan setelah dinyatakan lulus, sedangkan tanggal LoA tetap harus berada dalam LoG. Jangan menyamakan kelonggaran waktu untuk mengajukan dengan izin agar jurnal baru menerima paper sesudah durasi pendanaan berakhir.
Menghindari pencatatan ganda antar-komponen
Ini adalah saran pengorganisasian dari redaksi, berdasarkan perbedaan Bab 7 dan Bab 8, bukan aturan LPDP tambahan. Gunakan catatan kerja yang membedakan:
Kolom catatan pribadi
Konferensi (Bab 7)
Publikasi (Bab 8)
Dasar awal
Izin LPDP sebelum kegiatan
LoA jurnal sesuai LoG
Kategori pencairan
At cost berdasarkan biaya yang memenuhi syarat
Lumsum Q1/Q2
Bukti utama
LoA oral presenter, surat izin, bukti perjalanan dan kegiatan
LoA jurnal, screenshot kuartil, full paper
Tenggat administratif
Reimbursement sampai tiga bulan pascalulus dengan catatan pembacaan Bab 7.8/Lampiran M
Pengajuan sampai tiga bulan pascalulus, dengan syarat tanggal LoA pada LoG
Bab 8.4.c melarang pembiayaan Dana Publikasi untuk artikel yang digunakan dalam kegiatan seminar/konferensi internasional atau kegiatan lain yang sudah didanai LPDP. Pastikan paper dan biaya tidak didaftarkan sebagai dua manfaat pada keadaan yang dikecualikan oleh ketentuan.
Contoh
Ilustrasi dua jalur: untuk konferensi, izin LPDP diminta sebelum acara paling lambat H-14; untuk publikasi jurnal, bukti utama mencakup LoA yang bertanggal dalam LoG dan kategori Q1/Q2 (Bab 7.11.a dan 8.5).
FAQ
Pertanyaan yang sering diajukan
Tidak. Izin sebelum kegiatan merupakan tahapan tersendiri menurut Bab 7.5 dan 7.11.a.
Bab 8.5.a mengizinkan pengajuan dengan acceptance letter, meskipun belum terbit, sepanjang ketentuan lain terpenuhi.
Tidak. Dana Publikasi memakai lumsum menurut Bab 8.2–8.3, berbeda dengan at cost konferensi.
Untuk kedua komponen, teks Bab 7.11.b dan 8.5 merujuk pada tanggal dinyatakan lulus, dengan syarat berbeda bagi masing-masing pengajuan.
Izin didapat, bukti tetap terawat
Siapkan dokumen izin konferensi sebelum H-14, simpan berkas perjalanan saat acara berlangsung, lalu susun reimbursement tanpa menunda. Untuk publikasi, jaga rekam LoA, kuartil, artikel, dan tanggal LoG agar proses pengajuan berpijak pada informasi yang dapat diperiksa.
Berkas & tindakan
Setelah membaca panduan ini
Tidak ada berkas tambahan yang perlu diunduh untuk panduan ini.
Tindakan berikutnya
Persetujuan dan reimbursement konferensi serta pembayaran publikasi diajukan melalui e-Beasiswa.
Bab 7 mensyaratkan persetujuan LPDP sebelum konferensi, peran oral presenter, dan pengajuan izin paling lambat H-14. Simak pagu, perjalanan, akomodasi, serta dokumen reimbursement.
Bab 8 menetapkan bantuan publikasi lumsum Q1 Rp25 juta dan Q2 Rp15 juta. Pahami syarat LoA masih dalam LoG, frekuensi jenjang studi, bukti kuartil, kontribusi penulis, dan larangan klaim ganda.
Kenali dasar hak pendanaan, peran LoG dan e-Beasiswa, dua kelompok Dana Studi, serta batas waktu fund request menurut Panduan LPDP yang berlaku mulai 24 April 2026.
